Bien que les Progiciels de Gestion Intégrée (PGI ou ERP pour Enterprise Resource Planning en anglais) ne soient pas pratiques pour les plus petites entreprises, ces systèmes sont aujourd'hui utilisés par de petites organisations dans de nombreux secteurs. Cet article décrit les principaux rôles et avantages que les entreprises peuvent s'attendre à tirer de l'utilisation d'une solution ERP.
Qu'est ce qu'un système ERP?
Les systèmes de planification des ressources d'entreprise sont un type de logiciel qui intègre les processus de base au sein d'une entreprise. Traditionnellement, il s'agissait de systèmes principalement utilisés par les grandes entreprises multinationales, car ils étaient coûteux à exploiter et devaient disposer d'une équipe informatique dédiée pour gérer leur déploiement et leur maintenance.
Cependant, les ERP sont aujourd'hui de plus en plus utilisés par les petites organisations dans de nombreux secteurs, en particulier compte tenu de l'avènement de l'ERP cloud. Bien que ces systèmes ne soient pas pratiques pour les plus petites entreprises, certaines petites et moyennes entreprises (PME) ont adopté des systèmes ERP.
Quelles entreprises adoptent l'ERP ?
Les entreprises choisissent un logiciel ERP pour de nombreuses raisons. L'une des raisons est la facilité avec laquelle les systèmes ERP sont devenus disponibles dans plusieurs secteurs, même dans des marchés de niche.
Par exemple, certaines solutions ERP répondent aux besoins spécifiques des magasins de détail, tandis que d'autres répondent aux besoins des établissements de santé, et d'autres encore répondent aux spécificités des producteurs de pétrole et de gaz, etc.
1. Avantage ERP 1 : Gérer votre entreprise avec 1 système.
L'un des principaux avantages de la solution ERP dans une entreprise moderne est que vous pouvez gérer de nombreux domaines d'activité principaux avec un seul système.
Prenons l'exemple d'un système ERP manufacturier. La structure typique d'une solution ERP de fabrication se compose de ces principales catégories fonctionnelles :
- Finances
- Ressources humaines
- Gestion de fabrication
- Gestion de l'inventaire
- Gestion des achats
- Gestion de la qualité
- Gestion des ventes
C'est toute une liste ! Si votre organisation n'utilise pas une solution à l'échelle de l'entreprise comme un système ERP, elle utilise probablement une application différente pour remplir chacune de ces fonctions. Et lorsque les entreprises gèrent plusieurs fonctions séparément, de nombreux problèmes peuvent survenir. Ceux-ci inclus:
- Erreurs de données
- Duplication de fonctions ou d'enregistrements
- Manque de visibilité sur l'entreprise dans son ensemble
- Manque de communication entre les différents secteurs de l'entreprise
Une solution ERP intègre toutes ces fonctions commerciales disparates dans un seul système et leur permet de communiquer entre elles. Par exemple, lorsque votre équipe commerciale confirme une commande, votre système ERP générera automatiquement une transaction pour le service financier, produira un bon de travail pour l'atelier de production, mettra à jour votre inventaire et informera le service des achats pour reconstituer le stock approprié.
Si votre entreprise dispose d'un système d'enregistrement pour gérer ses informations et ses processus, alors tous vos domaines fonctionnels peuvent fonder leurs décisions et leurs actions sur le même ensemble de données. Cela signifie que tous les départements gèrent l'entreprise en utilisant les mêmes informations - il existe une version de la vérité.
2. Avantage ERP 2 - Les nouveaux systèmes ERP sont adaptés aux mises à niveau
La technologie évolue rapidement, ce qui signifie que les systèmes d'entreprise existants ne peuvent plus soutenir la croissance de l'entreprise. Beaucoup peuvent même empêcher une entreprise de développer ses activités. De plus, le coût de mise à jour de la programmation d'un ancien système augmente souvent rapidement. À un moment donné, les entreprises trouvent qu'il n'est pas logique de maintenir un ancien système en place. Au lieu de cela, il est pratique et financièrement sain de migrer vers une solution moderne et intégrée.
Des technologies telles que l'apprentissage automatique, l'analyse de données et l'Internet des objets (IoT) et d'autres fonctionnalités à jour sont activées dans les systèmes logiciels modernes. Ces technologies de pointe sont capables de déchiffrer les tendances et les modèles et d'activer des fonctionnalités qui permettent aux entreprises de prendre de meilleures décisions et donc de gagner un avantage concurrentiel. Pour rester compétitives et se positionner pour la croissance, les entreprises doivent utiliser des systèmes modernes. Ils ont besoin de systèmes qui leur permettent d'être flexibles et de faire évoluer leur entreprise.
Les solutions ERP sont conçues pour offrir flexibilité, adaptabilité et évolutivité pour la croissance. Plus important encore, l'un des avantages du système de planification des ressources d'entreprise est qu'il peut vous donner un avantage dans la gestion de vos clients, partenaires et fournisseurs. Avec un système ERP moderne, vous serez en mesure de répondre facilement aux dernières exigences de reporting. Par exemple, grâce au module de commerce électronique d'un système ERP, vos clients bénéficieront d'une expérience plus fluide avec des choses comme la commande en ligne en un clic. Votre commande de fournitures peut être infaillible grâce à l'échange de données informatisé (EDI) entièrement automatisé, entre autres avantages.
3. Avantage ERP 3 : les systèmes ERP rationalisent les processus métier
Lors de la sélection et de la mise en œuvre d'un système ERP, les entreprises sont obligées de considérer - ou de reconsidérer - leurs processus et flux de travail commerciaux. C'est l'occasion idéale d'évaluer ce qui a du sens, ce qui fonctionne, ce qui est important et ce qui peut être amélioré. En exécutant le système ERP, votre organisation peut gagner en rapidité, en efficacité et en précision dans ses opérations commerciales.
L'un des avantages de l'utilisation du système ERP est que, grâce à l'automatisation et à l'intégration, le système augmente la productivité de votre organisation tout en réduisant le temps et les coûts de main-d'œuvre. D'autres avantages incluent qu'un système ERP vous aide à répondre aux demandes de vos partenaires commerciaux et des parties prenantes externes, et qu'il peut garder vos employés heureux et productifs.
4. Avantage ERP 4: Les systèmes ERP vous aident à mieux analyser les données de votre entreprise
Les avantages de la planification des ressources d'entreprise incluent la transformation de la façon dont vous collectez et analysez les données de l'ensemble de votre entreprise, en aidant vos équipes de données à identifier rapidement des informations précises sur l'ensemble de vos opérations. Ils le font de deux manières générales :
1- Accédez aux données d'un référentiel via de nombreux appareils : ces solutions permettent aux parties prenantes d'accéder aux données inter-entreprises à partir d'une seule source mais via de nombreux appareils (y compris les téléphones et les tablettes) et quel que soit l'emplacement. Cela permet une analyse des données plus efficace et plus précise que si les données étaient hébergées dans plusieurs systèmes. Les spécialistes des données peuvent plus facilement exécuter des analyses et identifier efficacement les tendances commerciales et les problèmes potentiels.
2- Données en temps réel : ERP offre des données en temps réel sur les processus métier, les ressources et l'état du travail. Cela signifie que les utilisateurs peuvent être assurés que les informations qu'ils voient sont à jour et pertinentes, ce qui n'est souvent pas le cas avec les systèmes existants.
De plus, la plupart des systèmes ERP offrent désormais des fonctionnalités ou des intégrations avancées de Business Intelligence (BI). Cela peut aider une entreprise à tirer encore plus de valeur de ses données et à mieux comprendre l'entreprise. Mais avant d'acheter des applications de BI supplémentaires, il est important de définir la quantité de business intelligence dont votre entreprise a besoin et à quel point elle est importante pour atteindre vos objectifs commerciaux.
Pourquoi cette fonction ERP est importante ?
De nombreuses entreprises ont des monticules de données liées à leur activité. Extraire des informations de vos données d'entreprise peut être difficile et prendre du temps. Les données peuvent être obsolètes et donc peu fiables, et vous essayez souvent de comprendre des centaines d'ensembles de données en silos provenant de divers domaines de votre entreprise.
L'analyse des données de votre entreprise est extrêmement précieuse, car elle vous donne des informations uniques que vous n'obtiendrez nulle part ailleurs, telles que vos périodes de vente les plus chargées et les plus lentes, par exemple.
5. Avantage ERP 5 : Répondre aux attentes des clients
Ce que les clients attendent des entreprises
Vos clients ont des attentes élevées, qu'il s'agisse de consommateurs individuels ou d'autres organisations. De nombreux consommateurs s'attendent désormais à une expérience multicanal transparente. Par exemple, ils peuvent vouloir parcourir un catalogue de produits en magasin, passer une commande en ligne, recevoir l'article dans le point de vente le plus proche et le faire récupérer pour réparation à domicile.
Les entreprises comme la vôtre font souvent des changements pour répondre à ces attentes. Pour adapter leurs processus et répondre à ces attentes élevées, les entreprises ont beaucoup investi dans la technologie.
Comment les solutions logicielles ERP répondent à ces attentes
L'un des avantages de la mise en œuvre de l'ERP est que le système ERP fournit un outil de communication centralisé pour tous les départements. Il donne aux employés une vue globale de toute la communication client, du premier point de contrat au plus récent. Ainsi, lorsqu'un client appelle pour résoudre un problème technique ou pour acheter des services supplémentaires, l'employé au bout du fil peut rapidement revoir la communication précédente du client avec l'entreprise pour voir l'historique des transactions du client, ses préférences, son historique de service, etc. .
Le résultat final est que les employés peuvent fournir un service plus efficace et personnalisé pour répondre aux attentes élevées des clients.
Trouvez le bon ERP pour votre entreprise
La plupart des organisations constateront que l'achat et la mise en œuvre d'un système logiciel ERP dans l'ensemble de l'entreprise représentent un investissement important. La décision de votre entreprise sur la solution ERP à choisir doit être basée sur des critères pertinents pour votre entreprise.
Tout d'abord, vous devez déterminer les besoins de votre entreprise et les hiérarchiser. Une fois que vous avez terminé le processus de collecte des exigences, vous pouvez déterminer laquelle des innombrables solutions logicielles ERP concurrentes sur le marché peut être en mesure de répondre aux besoins de votre entreprise. Ce sont de nombreuses utilisations de l'ERP, cette étape est donc particulièrement importante. Mais faire correspondre les besoins de votre entreprise aux caractéristiques et fonctions offertes par les systèmes ERP disponibles pour voir lesquels peuvent convenir à votre entreprise est une entreprise majeure.
Pour commencer, vous pouvez comparer les fonctionnalités de différents systèmes ERP - gratuitement - et voir lequel peut être en mesure de répondre aux besoins de votre entreprise. L'équipe de consultants de E-Business Cameroun peut vous guider tout au long de ce processus et de toute la gamme de votre processus d'évaluation et de sélection ERP. En adoptant une approche éclairée et objective, vous pouvez trouver le système ERP qui correspond le mieux à vos besoins commerciaux actuels et permet à votre organisation de se développer et d'être compétitive sur le marché.
FAQS
1. Qu'est-ce qu'un logiciel ERP et pourquoi est-il utilisé dans une entreprise ?
ERP veut dire Enterprise Resource Planning, ce qui signifie en français, Progiciel de Gestion Intégrée (PGI). Essentiellement, le but de l'ERP est d'intégrer les processus de base au sein d'une entreprise. Différentes industries utilisent les systèmes ERP de différentes manières. Il existe des différences majeures entre les systèmes ERP conçus pour la fabrication et les systèmes ERP conçus pour la vente au détail, par exemple.
Les ERP sont constitués d'une suite d'applications ou de modules intégrés. Il y aura un module pour la comptabilité, un autre pour l'inventaire, un autre pour les ressources humaines, etc.
Alors pourquoi l'ERP est-il important ? Traditionnellement, les entreprises faisaient fonctionner tous leurs domaines différents (finances, gestion de la fabrication, gestion des stocks, etc.) à l'aide de solutions logicielles distinctes. Il n'y avait pas de système centralisé reliant tous ces domaines, ce qui affecte grandement l'efficacité d'une entreprise. Pour augmenter l'efficacité, économiser de l'argent et générer une productivité plus élevée, une entreprise choisira un système ERP. Bien sûr, il y a de nombreux autres avantages à en avoir un, mais décrire tous les avantages de l'utilisation d'un système ERP est impossible. Les ERP diffèrent selon le secteur, de sorte que les avantages plus spécifiques que vous recevez dépendent du secteur dans lequel vous vous trouvez.
2. Quels sont les principaux avantages commerciaux de l'utilisation d'un système ERP ?
Les principaux avantages d'un ERP sont la façon dont il gère votre entreprise dans un seul système, maintient votre entreprise à jour, rationalise vos processus, facilite l'analyse des données commerciales et vous permet de répondre plus facilement aux attentes des clients. Au final, vous économisez du temps et de l'argent.
3. Quelles sont les fonctionnalités courantes d'un logiciel ERP ?
Il peut y avoir des dizaines voire des centaines de fonctionnalités dans un module spécifique, par exemple, les finances ou les ressources humaines, et les fonctionnalités spécifiques à l'industrie varient. Mais les fonctionnalités de base de la plupart des systèmes ERP sont les mêmes. Consultez cette page pour un aperçu détaillé de ce qu'une solution ERP typique comprend. Cependant, sachez qu'il ne s'agit que d'un aperçu des fonctionnalités ERP courantes. C'est une bonne idée de consulter une organisation de sélection de logiciels impartiale comme E-Business Cameroun pour mieux comprendre quelles fonctionnalités fonctionneraient le mieux pour la situation spécifique de votre entreprise.
4. Quel est le meilleur logiciel ERP pour notre entreprise ?
Il existe actuellement plus d'un millier de solutions ERP sur le marché. Pour trouver le meilleur système ERP pour votre entreprise, nous vous recommandons d'évaluer d'abord les exigences fondamentales de votre entreprise. Une fois que vous avez identifié vos fonctionnalités et fonctions nécessaires, vous pouvez commencer à croiser les solutions ERP avec votre liste de besoins pour réduire votre sélection à une longue liste de 6 à 12 solutions. Un raffinement supplémentaire nécessitera une approche d'équipe plus approfondie.
Maintenant que vous connaissez la réponse à « Pourquoi utiliser un ERP ? » votre prochaine étape pourrait être de consulter la page présentant notre service d'intégration de logiciel de type ERP. Elle contient de nombreuses informations détaillées supplémentaires sur les systèmes ERP au-delà de la portée de cet article.
